Guide de formation

Ce guide reprend le parcours de formation BuildTenders dans l’ordre recommandé pour une prise en main complète. Chaque section renvoie vers la documentation détaillée.

À savoir

Durée estimée : 2h30 à 3h avec une pause. Idéal pour une session de formation en présentiel ou visio, avec démos live dans l’application.

Objectifs de la formation

À l’issue de cette session, vous saurez :

• Comprendre à quoi sert BuildTenders dans votre processus d’appel d’offres
• Naviguer dans l’interface et vous connecter
• Accepter une invitation et rejoindre votre entreprise
• Configurer la veille BOAMP et créer un dossier depuis un marché
• Gérer un appel d’offres : documents, analyse IA, tâches, échéances
• Utiliser l’éditeur et l’assistant IA pour rédiger la réponse
• Alimenter les Connaissances pour des réponses IA plus pertinentes
• Inviter collaborateurs et cotraitants, gérer les rôles

Parcours type

Veille BOAMP → Créer un AO → Importer le DCE → Analyser → Vérifier l'identité
     → Inviter l'équipe → Consulter le rapport → Rédiger la réponse
     → Chiffrer → Assembler → Soumettre avant la date limite

Chaque dossier génère automatiquement 7 tâches tutoriel qui suivent ce parcours.

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Programme détaillé

1 · Introduction (15 min)

But de BuildTenders, valeur ajoutée, parcours type, ce que fait (et ne fait pas) l’IA.

2 · Interface & connexion (35 min)

Menu latéral, connexion, mot de passe oublié, accepter une invitation (3 scénarios).

3 · Veille marchés (25 min)

Recherche BOAMP, filtres, recherches sauvegardées, badge nouveautés, créer un AO.

4 · Appels d'offres (35 min)

Liste, statuts, onglets, 7 tâches tutoriel, gestion de projet (liste, kanban, calendrier).

5 · Documents & analyse (inclus)

Import DCE, trois zones, lancement analyse IA, lecture des résultats.

6 · Éditeur IA & Collabora (30 min)

3 panneaux, Collabora (Word/Excel/PPT), démos IA, @fichier, approbations.

7 · Connaissances (15 min)

Archives IA, documents administratifs, formats exploitables, organisation.

8 · Équipe & admin (30 min)

Rôles, invitations internes, cotraitants, gestion des membres.

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1 · Introduction — Le but de BuildTenders

Message clé

BuildTenders centralise tout le cycle d’un appel d’offres public dans le BTP :

Capacité	Ce que ça apporte
Détection	Veille BOAMP + alertes sur vos critères
Dossier	Un espace par AO : documents, échéances, équipe
Analyse IA	Extraction automatique du RC, CCAP, CCTP
Rédaction	Éditeur + assistant IA contextuel
Collaboration	Membres internes et cotraitants sur un même dossier

Ce que l’IA fait — et ne fait pas

L’IA fait	L’IA ne fait pas
Extraire les infos clés du DCE	Remplacer votre expertise métier
Proposer des brouillons de rédaction	Garantir la conformité juridique
S’appuyer sur vos archives entreprise	Soumettre le dossier à votre place
Répondre à vos questions sur le DCE	Inventer des références ou normes

Attention

Vous restez responsable de tout ce qui est soumis au maître d’ouvrage. L’assistant est un outil d’aide, pas un substitut à votre relecture.

→ Détail : Accueil de la documentation

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2 · Interface, connexion & invitations

Navigation

L’application s’organise autour du menu latéral :

Entrée	Usage
Veille	Détection marchés BOAMP
Mes Appels d’Offres	Dossiers en cours
Connaissances	Base documentaire entreprise
Équipe	Membres et invitations
Mes crédits	Consommation IA

Cas particulier : l’espace Réponse (éditeur IA) s’ouvre en plein écran sans sidebar.

Connexion

1. URL de connexion fournie par votre administrateur
2. E-mail ou nom d’utilisateur + mot de passe
3. Arrivée sur la Veille (page par défaut)

Accepter une invitation

Scénario	Comportement
Pas de compte	Lien → onglet Créer un compte → inscription → rattachement automatique
Compte existant, non connecté	Lien → onglet J’ai déjà un compte → connexion → rejoindre l’entreprise
Déjà connecté	Acceptation automatique → modal de succès → accès à l’application

→ Détail : Premiers pas

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3 · Veille marchés

Objectif

La Veille est votre poste de guet quotidien. Détecter vite, créer un dossier dès qu’un marché est pertinent.

À démontrer

1. Recherche par mots-clés + filtres (départements, types, dates)
2. Lecture d’une carte marché (MOA, deadline, badge Nouveau)
3. Sauvegarde d’une recherche (GO Île-de-France)
4. Portée personnelle vs entreprise
5. Badge nouveautés sur le menu Veille
6. Création d’un AO depuis un marché

Bonnes pratiques

• Plusieurs recherches ciblées plutôt qu’une seule trop large
• Consulter la veille chaque matin
• Créer l’AO dès l’intérêt confirmé
• Toujours vérifier deadline et lots sur le DCE officiel

→ Détail : Veille marchés

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4 · Gestion des appels d’offres

Tableau de bord

Indicateurs : Total, En cours, Envoyés, Gagnés + panneau Prochaines échéances (J-30, J-15…).

Les 4 onglets d’un dossier

Onglet	Contenu
Fiche d’identité	Synthèse contractuelle (deadline, lots, critères)
Attendus	Matrice des exigences par lot
Gestion de projet	Tâches : liste, kanban, calendrier
Documents	DCE / Archives / Résultat

Les 7 tâches tutoriel

#	Tâche	Objectif
1	Uploader le DCE	Déposer et lancer l’analyse
2	Vérifier les informations extraites	Contrôler deadline, lots, critères
3	Inviter l’équipe et cotraitants	Partager le dossier
4	Consulter le rapport d’analyse	Lire risques et points d’attention
5	Rédiger le mémoire technique	Utiliser l’éditeur et l’IA
6	Chiffrer les lots	Compléter les pièces financières
7	Assembler le dossier final	Vérifier la complétude avant remise

Documents & analyse IA

1. Importer le DCE (glisser-déposer ou dossier entier)
2. Sélectionner RC, CCAP, CCTP → Analyser le DCE
3. Vérifier fiche d’identité, attendus, rapport d’analyse

→ Détail : Appels d’offres · Documents & DCE

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5 · Éditeur IA — démos recommandées

Accès

Bouton Ouvrir l’éditeur sur la fiche AO, ou double-clic sur un fichier dans Documents → Résultat.

Les 3 panneaux

Explorateur (gauche) · Collabora Online ou TipTap (centre) · Assistant IA (droite)

→ Guide détaillé : Éditeur Collabora

Démos à réaliser en live

Démo 1 — Question sur le DCE

Quelles pièces administratives sont demandées dans le RC ?
Résume les exigences du lot 2 du CCTP

Démo 2 — Citation avec @ Tapez @ + nom du CCTP pour une question ciblée.

Démo 3 — Rédaction assistée

Rédige un paragraphe sur notre méthodologie de désamiantage
en t'appuyant sur nos archives entreprise

Démo 4 — Approbations Montrer le bandeau de validation quand l’IA propose une modification de document.

Démo 5 — Conversations multiples Bouton + : une conversation par sujet (mémoire, questions MOA, relecture).

→ Détail : Réponse & éditeur IA · Éditeur Collabora

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6 · Connaissances & archives

Les 3 notions d’« archives »

Concept	Où	Usage
Connaissances → Archives IA	Menu latéral	Alimenter l’expertise de l’IA
Connaissances → Docs Administratifs	Menu latéral	KBIS, assurances — ajout en 1 clic
Archives (par AO)	Onglet Documents	Versions intermédiaires du dossier

Règle d’or

Plus vos archives sont riches, structurées et à jour, plus l’IA produit des réponses pertinentes et conformes à votre entreprise.

Formats recommandés

Recommandé	À éviter
PDF natif (texte sélectionnable)	Scans flous
Word (.docx), Excel (.xlsx)	ZIP/RAR non décompressés
Fichiers classés par thème	Dossiers fourre-tout

→ Détail : Connaissances & archives

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7 · Équipe, cotraitants & administration

Rôles

Rôle	Accès
Administrateur	Tout + invitations + gestion entreprise
Membre	AO, documents, IA, Connaissances
Invité (cotraitant)	Uniquement le(s) dossier(s) assigné(s)

Invitations

• Collaborateur interne : Équipe → Inviter → e-mail + rôle (admin ou membre)
• Cotraitant externe : rôle Invité + sélection des AO accessibles

Limitations des invités

Les invités (cotraitants) ne peuvent pas :

• Accéder à la section Connaissances
• Importer un marché depuis la Veille
• Voir les autres appels d’offres de l’entreprise

→ Détail : Équipe & invitations · Administration

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Checklist formateur

Avant la session, vérifiez :

1

Comptes de démo

1 administrateur, 2 membres, 1 invité avec invitation en attente.

2

Données

1 AO avec DCE déjà analysé (ne pas lancer l’analyse en live — trop long).

3

Connaissances

2–3 mémoires techniques passés dans Archives IA + docs admin (KBIS, attestations).

4

Technique

Connexion stable, écran partagé en 125 %, crédits IA suffisants.

Prochaines étapes pour votre équipe

Semaine 1	Semaines 2–4
Créer 2–3 recherches veille sauvegardées	Monter le premier vrai AO
Uploader les archives de référence	Inviter l’équipe métier
Tester connexion + invitation	Exploiter l’éditeur sur un mémoire

Astuce

Gardez ce guide sous la main pendant vos premières semaines d’utilisation. Chaque section renvoie vers la documentation détaillée avec captures et procédures pas à pas.