Connaissances & archives

La section Connaissances (menu latéral) est votre base documentaire entreprise. C’est l’investissement qui rend l’assistant IA plus pertinent, plus rapide et plus conforme à votre style de travail.

À savoir

Règle d’or : plus vos archives sont riches, structurées et à jour, plus l’IA produit des réponses pertinentes et conformes à votre entreprise.

Accéder aux Connaissances

Cliquez sur Connaissances dans le menu latéral. La page comporte deux onglets :

Onglet	Objectif
Archives (Référence IA)	Documents qui alimentent l’expertise de l’IA
Documents Administratifs (Réutilisables)	Pièces standards ajoutables en 1 clic dans un dossier

Attention

La section Connaissances est masquée pour les invités (cotraitants). Seuls les membres et administrateurs y ont accès.

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Ne pas confondre les « archives »

BuildTenders utilise le mot « archives » à trois endroits différents :

Concept	Où le trouver	À quoi ça sert
Archives IA	Connaissances → Archives	Alimenter l’IA avec l’expertise de l’entreprise
Docs Administratifs	Connaissances → Docs Admin	KBIS, assurances, attestations réutilisables
Archives du dossier	AO → Documents → Archives	Versions intermédiaires, notes internes d’un AO
AO archivés	Mes Appels d’Offres → Archivés	Dossiers clos, hors tableau de bord actif

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Archives — Référence IA

Quoi y mettre ?

Type de document	Pourquoi
Mémoires techniques gagnants	L’IA reproduit votre style et méthodologie
Fiches méthodes, procédures internes	Réponses techniques cohérentes
Références de chantiers similaires	Contexte métier riche pour la rédaction
Spécifications techniques récurrentes	Gain de temps sur les lots répétitifs

Comment organiser ?

1

Créer des dossiers thématiques

Exemples : Mémoires techniques, VRD, Désamiantage, Références chantiers.

2

Nommer clairement les fichiers

Préférez Memoire_LOT2_VRD_Lyon_2024.docx à doc_final_v3.docx.

3

Mettre à jour régulièrement

Ajoutez vos derniers marchés gagnés — l’IA s’améliore avec chaque document.

4

Déposer en formats exploitables

PDF natif, Word, Excel — voir la section Formats ci-dessous.

Impact sur l’éditeur IA

Quand vous rédigez dans l’espace Réponse, l’assistant peut s’appuyer sur ces archives pour :

• Proposer des paragraphes dans votre style
• Citer des références chantiers pertinentes
• Adapter une méthodologie déjà éprouvée au CCTP du dossier en cours

Exemple de prompt efficace :

Rédige un paragraphe sur notre méthodologie de désamiantage
en t'appuyant sur nos archives entreprise

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Documents Administratifs — Réutilisables

Quoi y mettre ?

Document	Usage
KBIS, extrait RCS	Pièce administrative standard
Attestations d’assurance (RC Pro, décennale)	Demandées dans presque tous les RC
Attestations fiscales et sociales	Urssaf, impôts
Certificats de qualification (Qualibat, etc.)	Selon vos certifications
Documents juridiques récurrents	Statuts, pouvoirs, délégations

Ajouter en 1 clic dans un dossier

Depuis un appel d’offres, lors de l’assemblage de la réponse :

1. Ouvrez l’onglet Documents ou l’espace Réponse
2. Utilisez le sélecteur Documents Administratifs
3. Choisissez les pièces à ajouter dans le dossier (zone Résultat)

Astuce

Maintenez vos attestations à jour dans Connaissances. Une attestation périmée copiée dans un dossier peut faire échouer votre offre.

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Formats exploitables

Formats recommandés

Format	Usage	Qualité IA
PDF natif (texte sélectionnable)	RC, CCTP, mémoires	Excellente
Word (.docx)	Mémoires, modèles	Excellente
Excel (.xlsx)	BPU, tableaux	Bonne
Markdown, texte	Notes, procédures	Bonne

Formats à éviter

Format	Problème
Scans flous / photos	Texte mal extrait, analyse imprécise
ZIP, RAR, 7z	Non ouvrables par l’IA ni l’éditeur — décompressez d’abord
DWG, IFC, BIM	Stockables mais non analysables par l’IA textuelle
Fichiers corrompus ou protégés	Échec d’ouverture ou d’extraction

Attention

Si vous uploadez une archive compressée (.zip), l’application affiche un avertissement : ces fichiers ne peuvent pas être ouverts ni analysés tant qu’ils ne sont pas décompressés.

Bonnes pratiques de préparation

• Décompressez les DCE reçus en .zip avant import
• Privilégiez les PDF natifs (export Word → PDF) plutôt que des scans
• Vérifiez qu’un PDF est sélectionnable : surlignez du texte avec la souris
• Classez par dossiers thématiques, pas en vrac à la racine
• Nommez les fichiers de façon explicite et datée

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Archives par dossier (onglet Documents)

Dans chaque appel d’offres, la zone Archives sert à stocker :

• Versions intermédiaires de vos pièces
• Notes internes de travail
• Anciennes versions du mémoire technique
• Documents de référence spécifiques à cet AO

Cela permet de garder le DCE propre (pièces du maître d’ouvrage uniquement) tout en conservant l’historique de travail.

Zone du dossier	Contenu
DCE	Pièces du maître d’ouvrage — ne pas y mettre vos brouillons
Archives	Versions intermédiaires, notes internes
Résultat	Pièces finales de la réponse

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Plan de mise en place recommandé

Semaine 1 — Fondations

1

Documents administratifs

Uploadez KBIS, assurances, attestations à jour dans l’onglet Docs Administratifs.

2

3 à 5 mémoires de référence

Ajoutez vos meilleurs mémoires techniques dans Archives IA, classés par type de travaux.

3

Tester l'IA

Ouvrez un AO de test, lancez l’éditeur et posez une question qui s’appuie sur vos archives.

En continu

• Ajouter chaque marché gagné dans les Archives IA
• Retirer les documents obsolètes (anciennes attestations, mémoires dépassés)
• Former l’équipe à nommer et classer les fichiers correctement

→ Suite : Réponse & éditeur IA pour exploiter ces archives en rédaction